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Bon à savoir : Distinction entre le Procès verbal, le Compte rendu, et le Rapport

Dans l'administration, certains documents participent au fonctionnement interne et concernent des faits et actions que mènent les agents dans le cadre de leur service. Ces documents sont le procès-verbal, le compte rendu et le rapport.

Pour la distinction, nous tiendrons compte de la nature, des mentions obligatoires, du contenu, de l'organisation du contenu, de la présentation du contenu, de la valeur, de l'écriture, du style, du but, des signature et enfin du temps de base.

. Pour ce qui est de la nature, ces trois documents sont des documents hiérarchiques.

. Quant aux mentions obligatoires, le rédacteur doit faire figurer les éléments ci-après : État, devise, timbre du service, numéro d'enregistrement , la réclame pour la transmission au supérieur hiérarchique, titre centré.

. En ce qui concerne le contenu, il y a une distinction à faire. Dans le procès-verbal, on y trouve le sujet plus l'exposition des faits. Alors que dans le compte rendu, le rédacteur doit mentionner le sujet plus les faits et les opinions. Idem pour le rapport, sauf que dans celui on y ajoute l'analyse des faits suivi des suggestions et recommandations.

Par ailleurs, pour l'organisation du contenu, le procès-verbal comprend une seule partie. Tandis que, le compte rendu comprend une seule partie découpée en thèmes. Quant au rapport, il doit être organisé autour d'une introduction, un développement et une conclusion.

Concernant la présentation du contenu, le Procès-verbal, doit se présenter sous forme sténographique (il est fait de 90% de parole) ou analytique (il retient 60% de parole). Idem pour le compte rendu, seulement qu'on y ajoute une autre forme possible qui est la forme synoptique. S'agissant du Rapport, seule la forme analytique est recommandée.

Touchant la valeur de ces documents, nous pouvons dire que le Procès-verbal a une valeur juridique et légale. Alors que le compte rendu est informatif et le Rapport est analytique.

Relativement à l'écriture, ces documents doivent être marqués par l'objectivité, la neutralité. Il faut recourir à des critères techniques et réglementaires. Le style doit être impersonnel.

Le Procès-verbal a pour but d'attester, de témoigner. Alors que, le compte rendu fait le résumer des faits et le Rapport fait l'analyse des faits et propose des solutions d'amélioration.

Pour la signature, le PV est signé par le Président et/ou toutes les parties prenantes. Le compte rendu est signé par le secrétaire de séance et le rapport est signé par le rédacteur.

Quant aux temps de base utilisés pour le PV la rédaction se fait au présent et au passé. Pour le Compte rendu et le Rapport, on utilise respectivement le présent de l'indicatif et le passé.

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