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Comment bien organiser une réunion au sein d'une structure éducative?

Une auto-formation en techniques managériales organisée par le Ministère de l' Éducation Nationale et de l' Alphabétisation nous ont permis de comprendre les différentes étapes de l' organisation d'une réunion.

Ainsi donc, pour le bon fonctionnement des services de l'administration scolaire, il est indispensable que les réunions soient organisées à des moments précis de l'année scolaire. Leur réussite dépendra de l'organisation.

Trois (3) principales étapes essentielles que tu devras suivre pour bien organiser tes réunions :

- Avant la réunion 

- Pendant la réunion

- Après de la réunion

1) Avant la réunion

La réussite d'une réunion se construit dès sa préparation (elle doit être soigneusement préparée). Une bonne préparation d’une réunion obéit aux étapes suivantes :

la définition du sujet de la réunion ;

la définition de l'objectif de la réunion ;

le choix des participants à la réunion ;

la précision du rôle de chacun ;

la définition des attentes de la réunion ;

la connaissance du style de leadership et la maîtrise des techniques d’animation ;

la planification de la réunion (Élaborer l’invitation, définir l’ordre du jour, choisir le lieu, déterminer la date, préciser la durée, désigner un responsable d’organisation);

la transmission à l’avance de tous les documents et matériels nécessaires aux participants afin qu’ils puissent en prendre connaissance ;

la préparation des documents de travail et autres matériels ; 

la salle de réunion et la disposition spatiale des participants ;

le matériel de sonorisation (baffes, ampli, mixer et micro etc.) ;

le matériel de projection (vidéoprojecteur, tableau blanc de projection, ordinateur, rallonge etc.) ;

le matériel d’écriture (Paper bord, papier, marker etc.). 

 2) Pendant la réunion 

Dans le déroulement de la réunion, tu dois : 

commencer la réunion à l’heure prévue (respecter l’horaire prévu), même si tous les participants ne sont pas arrivés ;

présenter clairement l’ordre du jour et les objectifs de la réunion, afin que tous les participants s’accordent sur les résultats que l’on en attend ;

introduire en situant la réunion par rapport à ce qui est important pour l’équipe ;

choisir un secrétaire si nécessaire (qui notera toutes les idées avancées) ;

respecter l’ordre du jour en commençant par les points les plus importants ;

encourager les participants à s’exprimer et à énoncer les idées ;

résoudre les différends, au besoin ;

ni interrompre, ni critiquer ceux qui s’expriment, ni juger les idées avant la fin du tour de table ;

conclure la réunion par un tour de table pour décider comment les étapes futures seront suivies ; 

 se présenter et présenter chaque participant s’ils ne sont pas nombreux ;

présenter si nécessaire le contexte et la synthèse de la réunion précédente ;

définir les règles de fonctionnement ; 

résumer les conclusions et rappeler toutes les décisions qui ont été prises. 

 3) Après la réunion 

Rédiger le compte rendu le jour même de la réunion, et reprendre les étapes suivantes à mettre en œuvre :

le compte rendu doit être diffusé à tous les participants ;

décider du mode de diffusion du compte rendu ;

insister pour que les actions qui doivent être entreprises à la suite d’une réunion soient effectivement réalisées ;

procéder à l’évaluation de l’animation et de la réunion en remettant des fiches d’évaluation aux participants ;

s’assurer que tout est en ordre avant de quitter la salle ;

réserver un local pour la réunion suivante, s’il y a lieu. 

Content created and supplied by: Yelauvie (via Opera News )

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